Les étapes clés pour démarrer sa politique de données territoriales

Les étapes clés pour démarrer sa politique de données territoriales

Etapes engagement politique de données territoriales
Etapes engagement politique de données territoriales
Les articles précédents de ce dossier ont montré que les administrations avaient à leur disposition une impressionnante quantité de données, leur offrant la possibilité de mieux connaître leur territoire et leurs usagers, innover dans leur offre de service et la rendre plus efficiente. Il a également été montré qu’elles avaient par ailleurs des responsabilités quant à la protection des données à caractère personnel. Ces constats invitent donc à engager l’ensemble d’une organisation publique dans une démarche de valorisation des données d’intérêt territorial, de manière progressive et ciblée. L’objectif est clair : faire d’un cas d’usage métier un succès collectif, qui saura peser pour le financement d’un écosystème organisationnel et technologique à la hauteur des enjeux du territoire.
Voici cinq étapes clés qui peuvent constituer une première approche méthodologique pour atteindre ce but :
  1. Lister les politiques publiques prioritaires pour lesquelles les données présentent un levier rapide d’amélioration
  2. Constituer un groupe de travail mixte
  3. Sensibiliser l’ensemble des parties prenantes
  4. Déployer votre premier cas d’usage et évaluer régulièrement les impacts
  5. Partager les résultats du projet
Etapes engagement dynamique valorisation des données territoriales

1. Identifier les politiques publiques prioritaires pour lesquelles les données présentent un levier rapide d’amélioration

Chaque collectivité a son lot de politiques publiques prioritaires, selon la conjoncture et les spécificités propres de son territoire. La première étape consiste à se poser les questions suivantes pour chaque cas d’usage identifié :
  • Quels sont les impacts positifs attendus ?
  • Quelles sont les parties prenantes (Elus, services, DSP, entreprises, usagers) et quel est leur degré d’acculturation aux données ?
  • Quelles sont les données d’intérêt territorial dont je peux disposer pour :
    • Effectuer une analyse prospective ?
    • Comparer ma situation avec celle de territoires similaires ?
    • Mieux piloter et évaluer ma politique publique ?
    • Être vecteur d’échange et de communication avec l’ensemble des acteurs ?
  • Ces données sont-elles :
    • Gérées par mes services, DSP, ouvertes ou accessibles via des interfaces payantes ?
    • De bonne qualité ?
    • Soumises à la RGPD ?
En fonction des impacts positifs attendus couplés aux complexités (nombre de parties prenantes, quantité, qualité, accessibilité des données, RGPD), vous serez en mesure d’attribuer un score coût / bénéfice à chacun de vos cas d’usage.
Conseil : Une fois que vous avez dressé votre liste de cas d’usages, nous vous conseillons d’en choisir un seul afin de concentrer efficacement vos efforts dessus.

2. Constituer un groupe de travail mixte

Se servir de la donnée afin de suivre une politique publique est un processus exigeant. Il nécessitera le concours d’acteurs diverses, depuis l’élu qui sponsorise, jusqu’à l’association d’usagers qui valide certaines hypothèses d’analyse, en passant par le directeur métier qui se portera garant de la qualité des informations qu’il collecte. La donnée est donc le terreau par excellence de la gouvernance ouverte. A présent, passons-en revue l’ensemble des parties prenantes, les attentes ainsi que les points d’attention.

DSI / Responsable pôle données

Le DSI ou le responsable du pôle données sont fréquemment les initiateurs de la démarche data au sein de leur organisation. Souvent en attente de moyens pour industrialiser les processus de valorisation de données, ils souhaitent être équipés d’une plateforme de donnée massive et véloce qui permettra de porter des cas d’usage innovants. Ils seront décisifs dans le choix d’un premier cas d’usage qui puisse être mise en œuvre de façon réaliste avec l’équipe et l’outillage actuel.

Elus

Pour la première itération de cette nouvelle démarche data, deux élus peuvent être associés au collège de gouvernance : l’élu délégué au numérique ainsi que l’élu en charge de la politique publique associée au cas d’usage retenu. Ils seront durant le projet les sponsors auprès des équipes technique et métier. Afin de s’assurer de leur soutien,  deux principaux leviers sont identifiés : leur appropriation des impacts positifs attendus du projet, et la qualité de l’atelier d’acculturation aux enjeux de la donnée qui leur permettra d’appréhender la démarche dans toutes ses dimensions : gains pour les usagers, organisation humaine et écosystème technologique.

Directeur métier / DGS

Les métiers sont la cheville ouvrière de ce processus. Ce sont eux qui pilotent les offres de services de l’administration, et ce sont eux dans la majorité de cas, qui produisent les données et sont responsables de leur qualité. Ils devront inciter leurs collaborateurs à suivre les bonnes pratiques dans leurs processus de saisie au sein des outils métiers. Cette qualité aura un impact direct sur la pertinence des résultats qui seront trouvés en aval. Il est donc crucial qu’ils soient également impliqués dès le début de la démarche, acculturés aux enjeux de la donnée d’intérêt territorial, mais également tenus au courant des impacts positifs réels des projets, justifiant les efforts qu’ils consentent au sein de leur service. Un autre frein identifié d’une mauvaise communication avec les métiers, est leur frilosité à communiquer leurs données. Ils doivent être rassurés sur les réutilisations qui en seront faites.

Délégué à la protection des données (DPO)

Le délégué à la protection des données sera garant du respect des bonnes pratiques RGPD de la démarche. Il réfléchira avec les équipes techniques à la meilleure façon d’industrialiser le processus de maintenance du registre des traitements.

Représentants société civile

Selon le cas d’usage, il peut être très intéressant d’impliquer un ou plusieurs représentants de la société civile. Il pourra s’agir de chefs d’entreprises, de membres d’associations tels que des tiers lieux d’innovation, ou bien des citoyens qui sont censés bénéficier des impacts du cas d’usage. Ils permettent d’apporter un regard extérieur, et peuvent faire profiter de leur expérience du quotidien. Au-delà de ces aspects positifs, il est très valorisant pour une administration de contribuer à l’adoption de pratiques de gouvernance ouverte, de plus en plus plébiscitées par les usagers.

Consultant partenaire

L’association d’un consultant partenaire peut être utile pour fournir un cadre et une méthodologie précis lors de cette première démarche, animer les sessions d’échanges ainsi que l’atelier d’acculturation data. Son rôle devra être tenu dans les futurs cas d’usage par le Chief Data Officer (ou équivalent) de la nouvelle organisation.

3. Sensibiliser l’ensemble des parties prenantes

Il s’agit de l’étape la plus stratégique. En effet, si réussir ce jalon augmentera grandement les chances de succès de cette entreprise, le manquer signera très probablement un échec à court ou moyen terme. Les maîtres mots seront écoute et partage. Ecoute pour comprendre et tenter de répondre à l’ensemble des questionnements et doutes des parties prenantes. Partage, afin que tout le monde converge vers une vision commune, tout en prenant en compte les intérêts et besoins de chacun.
Afin d’offrir un cadre propice pour bâtir les fondations du projet, deux types de rendez-vous sont à envisager.

Les ateliers d’acculturation

Comme leur nom l’indique, les ateliers d’acculturation ont pour vocation à sensibiliser les acteurs du projet aux enjeux de la valorisation de la donnée d’intérêt territorial. Afin de maximiser l’engagement de chacun, ces ateliers devront être illustrés par des exemples évocateurs, de préférence en lien avec le cas d’usage à mettre en œuvre. De plus, il peut être pertinent d’en organiser deux : un pour les élus et agents, et une autre pour la société civile si celle-ci est impliquée. Cela permettra notamment d’offrir une plus grande liberté de parole lors des sessions, et de mettre l’emphase sur des thématiques propres aux catégories de participants.
Exemple : Afin d’impliquer les usagers dans la création d’un service public local de la donnée, Brest Métropole a organisé en 2021 plusieurs rendez-vous de partages, sans pour autant cibler un cas d’usage particulier. Cela s’est traduit par une table ronde traitant des enjeux de la gestion des données locales, suivi d’un questionnaire en ligne à destination du public, et s’est conclu par une conférence de consensus ayant pour objectif de rédiger une Charte de la donnée. L’équipe organisatrice se rend disponible par mail ([email protected]) pour partager son expérience.

Les sessions de lancement

Rassemblant l’ensemble des parties prenantes du projet, les sessions de lancement ont pour vocation de partager et confronter le constat qui a conduit à initier ce chantier, trouver un consensus sur les objectifs à atteindre, les impacts espérés et enfin décrire les rôles et attendus de chacun. Ces sessions pourront être organisées en utilisant certains outils de design thinking, propices à la réflexion collective. Au moins deux sessions peuvent être envisagées, afin d’offrir entre les deux du temps pour laisser imprégner tout ce qui sera ressorti du premier échange, et effectuer des analyses complémentaires si nécessaires. A l’issue des ces rendez-vous, un plan de déploiement doit permettre de connaître les différents jalons et livrables, et sera adapté si nécessaire au fur et à mesure de l’avancement.
Remarque : Il est fortement conseillé d’entamer la phase de déploiement une fois que l’on s’est assuré qu’une vision commune est parfaitement bien partagée par l’ensemble des parties prenantes et que tous les rôles et responsabilités de chacun sont clairement définis.

4. Déployer votre premier cas d’usage

Comme nous le disions précédemment, les projets de valorisation de données sont fortement transverses. Au-delà des ressources du pôle data qui sont affectées exclusivement sur ce genre de projets, les autres parties prenantes doivent les intégrer en plus dans un planning très chargé, en prenant parfois en charge des tâches en dehors du périmètre de leur fiche de poste. C’est bien sûr un des enjeux de la démarche que de faire évoluer certaines responsabilités avec des composantes liées à la donnée (référent open data, référent métier pour les données d’un service etc.) ; mais tant que cela n’est pas le cas, il s’agit le plus souvent de « best effort » concédés au titre de l’expérimentation. Et si « le feu » a correctement été allumé lors de la phase préparatoire, il doit être régulièrement alimenté pour ne pas perdre en intensité. Voici quelques conseils qui peuvent y contribuer.
Tout d’abord, l’organisation une à deux fois par mois de comités de suivi avec les membres du groupe qui vous semblent pertinents. Ils vous permettront de suivre l’avancement de l’ensemble des actions et d’évaluer les impacts déjà visibles. La présence régulière du ou des élus impliqués permettra de remettre en perspective le projet à l’aune des objectif politiques, simplifiant certains débats sur des détails qui peuvent ralentir la marche.
Ensuite, prendre le temps de communiquer à chaque fois qu’un objectif intermédiaire est atteint, aussi bien auprès des directions métiers que de la société civile, est une excellente façon d’entretenir l’engouement de tous.
Enfin, être transparent sur les retards ou les écueils rencontrés et impliquer le groupe élargi pour réfléchir à des solutions, peuvent se révéler salvateurs en cas de difficultés. Cette gouvernance peut sembler alourdir le processus de décision, mais elle est fédératrice, accroît la confiance et évite le découragement.

5. Communiquez sur les résultats obtenus

Quelque soit l’issue du projet, il est indispensable de communiquer auprès de l’ensemble des acteurs, mais aussi à destination des autres territoires qui seront preneur de ce retour d’expérience. Un échec ou un succès riche en apprentissages sera quoi qu’il en soit un levier pour demander des financements afin d’industrialiser la démarche, augmenter les moyens humains et technologiques et s’attaquer à des thématiques plus ambitieuses.
Cette expérimentation peut s’apparenter à un « proof of concept ». Développer un story telling autour est indispensable pour s’adresser aux futurs investisseurs, locaux, nationaux ou européens, mais également envers l’ensemble des acteurs qui participeront à faire de la démarche un succès.
Exemple : Renne Métropole a été pionnière dans la mise en place d’un service public métropolitain de la donnée. Financé par des subventions nationales et européennes, ce projet très ambitieux s’est attaqué de front à de multiples cas d’usages, et n’a pas ménagé ces efforts pour impliquer les acteurs du territoire. Le bilan des deux années d’amorçage de cette dynamique a été synthétisé ici.

Conclusion

La question aujourd’hui n’est plus de savoir si les administrations se saisiront des données qu’elles ont à leur disposition, mais bien quel sera le déclencheur qui les fera entrer dans cette dynamique. Nous défendons ici une approche qui se veut pragmatique. Face à une transition qui suppose des changements profonds dans les manières de collaborer, des investissements humains et technologiques conséquents, la seule approche généralisable est celle des petits pas. Si certains pionniers audacieux et volontaristes ont pu bénéficier de subsides nationaux et européens leur permettant de déployer des projets très ambitieux en première intention, ce ne sera pas le cas de la majorité. Il faudra sensibiliser, se projeter, expérimenter, partager, en misant sur l’intelligence collective de tous les acteurs des territoires. La donnée doit être le terreau de la gouvernance ouverte, préfiguration d’une fabrique participative du territoire que les nouvelles générations appellent de leurs vœux.